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| Sommario |
| 1. |
Quali
requisiti deve presentare il PC per poter installare il programma? |
| 2. |
E'
possibile che uffici diversi da quello di protocollo possano, contemporaneamente,
utilizzare la procedura? |
| 3. |
Esiste
un sistema di sicurezza che regoli gli accessi alla procedura? |
| 4. |
Esiste
un modo per garantire la riservatezza di un documento? |
| 5. |
E'
possibile modificare o cancellare un protocollo precedentemente registrato? |
| 6. |
E'
possibile effettuare il c.d. "scarico" di protocollo, ovvero riutilizzare
lo stesso numero di un documento in entrata per protocollare la risposta
in uscita? |
| 7. |
E'
possibile indirizzare un documento a più destinatari? |
| 8. |
Ho
effettuato una ricerca per cognome del mittente ed il sistema non ha individuato
nessun documento. Perché? |
| 9. |
E'
possibile effettuare una stampa di tutti i protocolli inviati o ricevuti
da un determinato ufficio o da una determinata persona interna all'ente? |
| 10. |
Ho
smarrito la password. Cosa fare in questo caso? |
| 11. |
E'
possibile aggiungere nuovi utenti? E come attribuire loro le abilitazioni? |
| 12. |
Ho
un problema nella consultazione atti di protocollo. In particolare, appena
avvio una ricerca con un certo tipo di chiave (ad es. azienda o cap) il
sistema genera un errore ed esce automaticamente dal programma. Cosa posso
fare? |
| 13. |
A
volte, mentre sto lavorando con il programma di protocollo, la procedura
si arresta, oppure genera errori che non permettono di continuare nella
protocollazione. Cosa fare in questi casi? |
| 14. |
A
volte, mentre sto lavorando sul Protocollo, la procedura si arresta generando
il seguente errore: "DMO Exeption: si è raggiunto il numero
massimo di Utenti Connessi" . Che fare? |
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| 1. Quali requisiti
deve presentare il PC per poter installare il programma? |
Il programma, viene installato, in questa fase,
in versione client server, ovvero "in locale" sulle macchine indicate
dal Comune. L'installazione può essere effettuata su una sola macchina,
che in tal caso sarà utilizzata anche come server (lavorando quindi
"stand alone"), oppure su più macchine, di cui una sarà
utilizzata come server e le altre come client ad esso collegate. In tal
caso sarà possibile lavorare sul programma da tutte le diverse postazioni
abilitate, anche contemporaneamente.
Il server, in base al numero di client a sé collegati, dovrà
presentare le seguenti caratteristiche:
a. Installazione su monostazione (1 solo PC) e/o fino 5 client
Pentium 3 - 1,000 o superiore
Ram 512 Mb o superiore
HD 60Gb o superiore
Sistema Operativo Windows 2000 server / Professional /XP
Masterizzatore come backup
b. Installazione oltre 5 client
Pentium 4 - 2,67 o superiore
Ram 512 Mb
HD 120Gb o superiore
Sistema Operativo Windows 2000 server / Professional /XP
Masterizzatore come backup
Si precisa che le caratteristiche sopra elencate sono suggerite al fine
di garantire prestazioni ottimali del programma, anche se non si esclude
la possibilità di installazioni su macchine con configurazioni lievemente
inferiori. |
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| 2. E' possibile che
uffici diversi da quello di protocollo possano, contemporaneamente, utilizzare
la procedura? |
| La possibilità di lavorare contemporaneamente
da più postazioni, anche di uffici diversi dipende dall'esistenza
e dall'effettivo funzionamento di una rete interna che colleghi i vari pc
al server su cui è installata l'applicazione. |
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| 3. Esiste un sistema
di sicurezza che regoli gli accessi alla procedura? |
Si, il sistema consente, in base alla direttive
del Responsabile del servizio, di individuare il personale che dovrà
lavorare sull'applicativo, attribuendo a ciascun operatore determinate abilitazioni
in base alle quali egli potrà. compiere solo le operazioni per le
quali è stato autorizzato.
Avviato il programma, infatti, una maschera di connessione richiede all'operatore
di identificarsi con nome utente e password.
I livelli di accesso previsti sono i seguenti:
- Elenca: autorizza l'utente alla sola ricerca negli archivi di protocollo.
- Visualizza: autorizza l'utente a ricercare e visualizzare i documenti
protocollati.
-Aggiungi: autorizza l'utente a inserire un nuovo protocollo ed acquisire
documenti da scanner o da file.
-Modifica: autorizza l'utente ad effettuare modiche su protocolli già
inseriti, per i dati modificabili (la versione precedente è in ogni
caso tenuta integra, ed è possibile visualizzare le modifiche effettuate).
- Cancella: autorizza l'utente ad effettuare la cancellazione di un protocollo.
La cancellazione del protocollo è solamente logica, poiché
il protocollo è in ogni caso fisicamente presente. |
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| 4. Esiste un modo per
garantire la riservatezza di un documento? |
Si, oltre ai livelli di sicurezza previsti (
utente e password che stabiliscono i livelli di accesso consentiti) esiste
un ulteriore livello di protezione impostato sulla Tabella Sicurezza.
Ciò consente di differenziare l'accesso ai documenti protocollati
in base ad un sistema di classificazione degli stessi (es. pubblico, riservato,
segreto), impostata dal Responsabile del servizio, oppure, in base al gruppo/ufficio
di appartenenza del singolo utente.
Ad esempio, è possibile che un documento destinato all'ufficio tecnico,
venga visionato solo dagli appartenenti a questo ufficio.
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| 5. E' possibile modificare
o cancellare un protocollo precedentemente registrato? |
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Si, se le operazioni sono state autorizzare dal responsabile di servizio.
Va comunque ricordato che, come previsto dall'art. 54 del DPR 445/2000,
i dati generati in modo automatico dal sistema (Data di registrazione
e Numero di protocollo) non possono essere modificati senza che ciò
comporti l'annullamento dell'intera registrazione.
Per quanto riguarda le altre informazioni registrate in forma non modificabile,
costituenti il nucleo minimo (mittente/destinatario, oggetto), è
possibile apportare correzioni e modifiche. Per tutte le modifiche effettuate
restano sia i valori precedentemente inseriti che data, ora e autore delle
modifiche stesse.
Va inoltre precisato che le operazioni di cancellazione non comportanol'eliminazione
fisica della registrazione dagli archivi, ma una cancellazione "logica".
Infatti, a seguito di un annullamento, la registrazione assume lo stato
di "Annullato" che appare immediatamente visibile nel momento
in cui il documento viene richiamato in fase di ricerca o di stampa.
Si precisa che per ogni operazione di annullamento, il sistema richiede
obbligatoriamente una motivazione che verrà poi riportata sia in
sede di stampa che di consultazione del documento stesso.
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| 6. E' possibile effettuare
lo"scarico" di protocollo, ovvero riutilizzare lo stesso numero
di un documento in entrata per protocollare la risposta in uscita? |
La normativa non permette di assegnare uno stesso
numero di protocollo a più documenti, in quanto il numero di protocollo
deve essere identificativo di un'unica registrazione.
E' comunque possibile collegare documenti in entrata ed in uscita attraverso
l'indicazione di un protocollo di riscontro nell'apposito campo all'interno
della pagina "Altri dati", oppure inserendo i diversi protocolli
di riferimento all'interno della pagina "Precedenti".
In tal modo il sistema effettuerà un collegamento automatico tra
il protocollo in oggetto e gli altri ad esso legati. |
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| 7. E' possibile indirizzare
un documento a più destinatari? |
Si, esiste questa possibilità sia per
i documenti in entrata, indirizzati a uffici diversi o a più o persone
dell'ente, che per i documenti in uscita.
Per quanto riguarda i documenti in entrata è sufficiente, dopo essersi
posizionati con il mouse sull'intestazione del proprio comune, (a sinistra,
nel settore Destinatari) cliccare con il tasto destro per aggiungere uffici
o persone.
Per i documenti in uscita, nel caso si volessero aggiungere più aziende
destinatarie, dopo aver inserito la prima azienda, basterà cliccare
con il tasto sinistro del mouse sull'intestazione "Destinatari"
- a sinistra - e compilare nuovamente la scheda Azienda che comparirà
nel lato destro. |
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| 8. Ho effettuato una
ricerca per cognome del mittente ed il sistema non ha individuato nessun
documento. Perché? |
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Il problema puo'dipendere dall'errata chiave di ricerca selezionata.
Bisogna infatti distinguere due diversi casi:
1)Il Mittente è una persona fisica (es. sig. Mario Rossi). Nel
momento in cui viene effettuata la registrazione, il sistema inserisce
il nominativo all'interno dell'archivio settoriale Aziende. Pertanto la
ricerca va effettuata utilizzando la chiave di ricerca "Azienda".
2) Il Mittente (Sig.Mario Rossi) è una persona appartenente ad
un ufficio di un'ente o azienda (Mario Rossi & partner s.r.l.). In
tal caso, la ricerca puo' avvenire anche attraverso la chiave "Cognome".
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| 9. E' possibile stampare
una lista di tutti i protocolli relativi ad un determinato ufficio o persona
interna all'ente? |
Si. Attraverso la consultazione effettuata con
chiave di ricerca Ufficio o Cognome/Nome, è possibile operare una
ricerca di tutta la corrispondenza.
In particolare, per stampare la lista dei protocolli trovati, sarà
sufficiente posizionarsi con il mouse sul risultato della ricerca e cliccare
con il tasto destro su "Stampa lista protocolli". |
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| 10. Abbiamo smarrito
le password. Cosa fare in questo caso? |
In questi casi l'unico modo di procedere è
quello di assegnare all'utente una nuova password.
Si procederà nel seguente modo:
- L'amministratore di sistema, che in molti casi è anche il responsabile
del servizio, accede al componente DMO Repository attraverso il percorso
Start - Programmi - Protocollo - DMO Repository;
- Una finestra di connessione richiede l'indicazione di utente e password;
- Aprire la cartella Utenti, all'interno dell'albero che si apre sulla sinistra
dello schermo, posizionarsi sul nome del singolo utente, cliccare con il
tasto destro del mouse e selezionare l'opzione "Modifica Utente";
- Sulla finestra relativa all'utente selezionato, cancellare gli asterischi
che appaiono nel campo password e digitare la nuova password;
- Confermare l'operazione eseguita |
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| 11. E' possibile aggiungere
nuovi utenti? E come attribuire loro le abilitazioni? |
Per aggiungere nuovi utenti e per disciplinare
il loro accesso alla procedura , si dovrà procedere nel seguente
modo:
· Il responsabile del servizio, a cui è riservato l'accesso
alla procedura, in qualità di amministratore,dovrà accedere
al DMO Repository attraverso il percorso Start - Programmi - Protocollo
- DMO Repository;
· A questo punto una maschera di connessione, attraverso l'indicazione
di utente e password, permetterà di accedere alla cartella Utenti;
· Posizionarsi con il mouse sul nome "Utenti" e cliccare
con il tasto destro, selezionando l'opzione "Aggiungi Utente";
· Nella finestra che appare si dovranno inserire il nome dell'utente,
la password e gli eventuali filtri di sicurezza assegnati all'utente per
la consultazione di alcuni tipi di documenti;
· Una volta confermata l'operazione eseguita, spostarsi sul Database
(l'unico elemento contraddistinto, all'interno dell'albero del Repository,
con l'icona a forma di cilindro) e cliccare con il tasto destro del muose
sull'opzione Sicurezza Database;
· Selezionare "Aggiungi" nella finestra che apparirà
immediatamente dopo ed in quella successiva;
· A questo punto si dovrà selezionare il nome dell'utente
appena inserito e attribuirgli le abilitazioni stabilite ( Elenca, Visualizza,
Aggiungi, Modifica, Cancella );
· Confermare l'operazione eseguita. |
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| 12. Ho un problema
nella consultazione atti di protocollo. In particolare, appena avvio una
ricerca con un certo tipo di chiave (ad es. azienda o cap) il sistema genera
un errore ed esce automaticamente dal programma. Cosa posso fare? |
Questo è un problema che talvolta si
verifica a causa di un piccolo errore riscontrato nella procedura.
Al fine di eliminare il problema è stato sviluppato un aggiornamento
del programma ( Prot2k.exe), da scaricare ed installare in sostituzione
della versione precedente.
Oltre all'aggiornamento è disponibile la documentazione per l'installazione.
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| 13. A volte, mentre
sto lavorando con il programma di protocollo, la procedura si arresta, oppure
genera errori che non permettono di continuare nella protocollazione. Cosa
fare in questi casi? |
Spesso questo tipo di problema dipende da problemi
di rete interna (arresti temporanei della LAN) o da altre piccole anomalie
verificatesi sulla macchina che funge da server. In questi casi si può
agevolmente risolvere il problema, arrestando e riavviando i servizi dalla
macchina.
La procedura da seguire è la seguente:
1) Posizionarsi con il mouse sull'icona Risorse Del Computer e cliccare
con il tasto destro;
2) Selezionare l'opzione "Gestisci";
3) Sulla parte destra dello schermo selezionare Servizi ed Applicazioni;
4) Sempre sulla parte destra dello schermo, aprire "Servizi";
5) Selezionare il file AmDmLm e, con il tasto destro del mouse, selezionare
"Arresta";
6) Selezionare il file AmDmSrv e, con il tasto destro del mouse, selezionare
"Arresta";
7) Selezionare il file AmDmLm e, con il tasto destro del mouse, selezionare
"Avvia";
8) Selezionare il file AmDmSrv e, con il tasto destro del mouse, selezionare
"Avvia";
9) Chiudere e rientrare nel programma. |
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| 14. A volte, mentre
sto lavorando sul Protocollo, la procedura si arresta generando il seguente
errore: "DMO Exeption: si è raggiunto il numero massimo di Utenti
Connessi" . Che fare? |
Quando l'errore generato dal sistema è
di questo tipo, esso è dovuto al fatto che l'utente si è connesso
ripetute volte alla procedura, senza uscire correttamente dalla stessa,
lasciando alcune connessioni "appese".
In questo caso sarà sufficiente entrare nella procedura DMO Server
Manager e cancellare le connessioni appese. Si precisa che l'operazione
potrà essere effettuata soltanto dall'utente in possesso della password
di Amministratore di sistema, il più delle volte assegnata al Responsabile
del Servizio.
Il percorso da seguire è il seguente:
1) Da Start, entrare in Programmi - Protocollo - DMO Server Manager;
2) Connettersi digitando il nome utente e la password di amministratore
di sistema;
3) Aprire la cartella Connessioni e verificare se, al momento, esistono
più connessioni attive da parte di uno stesso utente;
4) In tal caso, posizionarsi sull'utente che risulta avere più di
una connessione attiva, cliccare con il tasto destro del mouse e selezionare
l'opzione "Disconnetti".
5) Chiudere e rientrare nel programma.
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